Excel, WhatsApp, papier : quand faut-il digitaliser ?

WhatsApp pour recevoir les demandes. Excel pour les noter. Un cahier pour certaines opérations. Des appels pour demander où en est un dossier. Puis un autre fichier Excel envoyé à quelqu’un d’autre.

Ce fonctionnement peut très bien marcher pendant un certain temps. Le problème commence lorsqu’il devient difficile de savoir :

• quelle information est la bonne ;
• qui doit faire quoi ;
• ce qui a déjà été traité et ce qui reste à faire ;
• où retrouver l’historique lorsqu’une personne est absente.

Digitaliser ne signifie pas forcément supprimer Excel et WhatsApp ni construire une grosse application. Il faut d’abord identifier le problème qui fait réellement perdre du temps ou crée des erreurs.

Un commerce qui reçoit ses commandes sur WhatsApp

Les clients envoient leurs commandes sur WhatsApp. Une personne les reporte dans Excel, une autre vérifie le stock, le livreur reçoit les informations par message et le paiement est confirmé ailleurs.

Avec davantage de commandes, une commande peut être oubliée, un produit promis alors qu’il n’est plus disponible, ou deux personnes peuvent modifier des versions différentes du fichier. Un premier outil utile pourrait simplement enregistrer la commande, montrer son état, indiquer qui s’en occupe, noter si elle est payée et conserver l’historique.

Une école ou un centre de formation

Les inscriptions arrivent par formulaire ou message, les noms sont transférés dans Excel, les paiements sont suivis séparément et les présences restent sur papier. Quand la direction demande un état, il faut réunir plusieurs sources.

Un premier outil pourrait regrouper les apprenants, inscriptions, paiements, groupes et présences, sans devenir immédiatement une plateforme éducative complète.

Une équipe qui travaille sur le terrain

Pour une organisation dont les équipes se déplacent hors de Bamako, une application qui exige une excellente connexion à chaque écran peut devenir inutilisable. Il peut être nécessaire de prévoir des pages légères, une sauvegarde locale temporaire ou une synchronisation au retour de la connexion.

Un mode hors ligne ne doit cependant pas être ajouté automatiquement : il augmente la complexité et doit répondre à une situation observée.

Posez-vous quelques questions simples :

• La même information est-elle saisie plusieurs fois ?
• Deux personnes utilisent-elles parfois des données différentes ?
• Un responsable doit-il appeler quelqu’un pour savoir où en est une opération ?
• Certaines tâches dépendent-elles d’une seule personne qui sait où trouver l’information ?
• Perdez-vous du temps à préparer les mêmes rapports chaque semaine ou chaque mois ?
• Des erreurs ou oublis ont-ils déjà créé un problème avec un client ?

Si vous répondez oui à plusieurs questions, une amélioration mérite probablement d’être étudiée. Cela ne signifie toujours pas que vous avez automatiquement besoin d’un logiciel sur mesure.

Ne commencez pas par « Nous voulons digitaliser toute l’entreprise ». Commencez plutôt par :

• « Nous voulons mieux suivre les commandes depuis leur réception jusqu’à la livraison. »
• « Nous voulons savoir quels clients ont payé sans comparer trois fichiers. »
• « Nous voulons attribuer chaque demande à une personne et voir son état. »

Pour une commande, le parcours pourrait être : commande reçue → vérifiée → stock confirmé → préparée → livrée → paiement confirmé → terminée.

À chaque étape, trois questions suffisent pour commencer :

1. Qui s’en occupe ?
2. Quelle information faut-il ?
3. Qu’est-ce qui permet de passer à l’étape suivante ?

Un logiciel existant est souvent préférable lorsque votre fonctionnement ressemble à celui de beaucoup d’autres entreprises. Comptabilité, facturation standard, traitement de texte, e-mail ou stockage de fichiers sont rarement de bons candidats pour être entièrement redéveloppés.

Un outil sur mesure devient plus intéressant lorsque votre façon de travailler possède des règles particulières, lorsque plusieurs outils doivent échanger des informations ou lorsque les solutions existantes imposent trop de contournements.

Chez Core, un diagnostic peut parfaitement conclure : « Vous n’avez pas besoin d’un logiciel sur mesure pour ce problème. » Développer quelque chose simplement parce qu’on sait le développer est une mauvaise décision.

Pour beaucoup d’utilisateurs maliens, le téléphone doit être considéré dès le début. Le pays comptait environ 23,4 millions de connexions cellulaires début 2025, sans que cela garantisse à chacun un appareil performant ou une connexion permanente.

Un agent debout dans un dépôt ne devrait pas avoir besoin d’un ordinateur pour confirmer qu’une commande est prête. À l’inverse, un comptable qui travaille sur de grands tableaux peut être plus efficace sur ordinateur. La bonne solution peut fonctionner sur les deux.

Si le fonctionnement inclut des encaissements, les paiements numériques peuvent être étudiés. La BCEAO a lancé sa plateforme de paiement instantané interopérable PI-SPI en septembre 2025, après des phases auxquelles participaient plusieurs banques et acteurs de monnaie électronique opérant au Mali.

Cela ne signifie pas qu’une connexion technique est automatiquement accessible à n’importe quelle entreprise. Il faut vérifier les conditions commerciales, les interfaces disponibles et la manière de rapprocher les paiements avec les commandes.

Sources : Digital 2025: Mali, BCEAO — services financiers numériques 2024 et participants maliens à la phase pilote.

Cela arrive lorsque les personnes qui doivent l’utiliser la trouvent plus compliquée que leur ancienne méthode. Il faut tester les écrans avec de vraies personnes avant de remplacer tout le fonctionnement de l’entreprise.

Une bonne digitalisation supprime des étapes inutiles. Elle ne transforme pas une opération de deux minutes en formulaire de quinze champs.

Que faire des anciens fichiers Excel ?

Ne les importez pas automatiquement sans vérifier leur contenu. On y trouve souvent des doublons, plusieurs façons d’écrire le même nom, des colonnes inutilisées ou des informations incomplètes. Décidez ce qui doit être conservé, corrigé, archivé ou abandonné.

Une mauvaise donnée ne devient pas meilleure simplement parce qu’elle est transférée dans une nouvelle application.

Elle ne fait pas nécessairement tout. Pour une gestion de commandes, elle pourrait comporter seulement un écran de création, une liste, un statut, un responsable, une recherche et un historique.

Si l’équipe l’utilise réellement, vous pourrez ensuite décider s’il faut ajouter les stocks, paiements, statistiques, notifications ou d’autres fonctions.

Votre problème concerne surtout les commandes, validations ou dossiers internes ? Découvrez comment nous abordons la digitalisation d’un processus.