Digitalisation des processus
Digitalisation des processus d’entreprise au Mali
Une commande reçue sur WhatsApp, recopiée dans Excel puis confirmée par téléphone finit facilement par perdre une information. Nous observons un flux réel, choisissons le premier point à améliorer et décidons avec vous si un formulaire, un meilleur fichier, un outil existant ou une application est nécessaire.
- Partir du travail réel
- Réduire les ressaisies
- Suivre chaque étape
Le portfolio présente des démos conceptuelles de Core, pas des réalisations clients.
Point de départ
Votre flux mérite d’être digitalisé si…
- Une commande, une demande ou une validation circule entre WhatsApp, Excel, le papier et plusieurs personnes.
- Vous ne savez pas rapidement ce qui est reçu, attribué, en attente, bloqué ou terminé.
- La même information est ressaisie et les erreurs apparaissent au moment de répondre au client ou au collègue.
Exemples
Des projets qui ressemblent à votre situation
Ces exemples décrivent des formats de projet, pas des clients ou des résultats déjà livrés par Core.
Commandes et stock
Suivre une commande de sa réception à sa préparation, sa livraison ou son paiement.
Demandes internes
Enregistrer une demande, l’attribuer, la faire valider et voir ce qui reste en attente.
Dossiers et validations
Réunir les informations d’un dossier et rendre visibles les personnes et étapes responsables.
Prise en charge
La digitalisation ne signifie pas automatiquement une application
- Une observation du flux réel : personnes, informations, outils, décisions et blocages.
- Un meilleur fichier, un formulaire ou un outil existant lorsque cette option suffit.
- Une application web ou un composant sur mesure lorsque le fonctionnement le justifie.
- Des données, rôles, règles et parcours vérifiés par les personnes qui utiliseront l’outil.
- Un accompagnement simple pour passer du premier flux aux fonctions complémentaires.
Résultats concrets
Améliorer un flux, pas seulement changer d’outil
La bonne solution est celle qui rend une opération plus lisible pour les personnes qui la réalisent chaque jour.
- Une demande a un point d’entrée, un responsable et un statut visible.
- Une information saisie est réutilisée au lieu d’être recopiée dans plusieurs supports.
- Une équipe sait quoi traiter ensuite et où retrouver l’historique.
Processus du projet
Partir d’une opération réelle
- 1
Vous nous montrez une commande, une demande ou une validation récente.
- 2
Nous repérons où l’information entre, qui la traite, où elle se bloque et quand elle se termine.
- 3
Nous préparons un premier parcours simple, vérifié par les utilisateurs concernés.
- 4
Nous ajoutons ensuite les fonctions qui améliorent réellement ce flux.
Résultats visés
Ce que le projet doit améliorer
- Moins de ressaisie entre les supports.
- Un meilleur suivi des commandes et des demandes.
- Moins d’informations perdues dans les échanges.
- Des responsabilités plus claires à chaque étape.
- Un historique centralisé pour retrouver les décisions.
- Des rapports plus simples à préparer et à partager.
- Moins de dépendance aux conversations WhatsApp et aux fichiers dispersés.
Scénarios illustratifs
Commandes
- Avant
- La commande arrive sur WhatsApp, puis est recopiée dans Excel et recherchée au moment de la livraison.
- Après
- Une fiche reprend le client, les produits et le statut : reçue, préparée, livrée ou payée.
Demandes internes
- Avant
- Une demande est envoyée dans un groupe et chacun demande ensuite qui doit la traiter.
- Après
- La demande est enregistrée, attribuée et visible avec sa prochaine étape et son historique.
Budget
Ce qui fait varier le budget
Le coût dépend des fonctions, des contenus et des conditions nécessaires au projet. Après avoir compris votre besoin, nous vous transmettons une estimation adaptée.
- Le nombre de flux, d’utilisateurs et d’étapes à suivre.
- La qualité et le volume des données Excel, papier ou existantes.
- Le choix entre améliorer l’existant, intégrer un outil ou développer une application.
- L’accompagnement, la formation, la sécurité et la maintenance nécessaires.
FAQ
Questions fréquentes
Faut-il remplacer Excel et WhatsApp immédiatement ?
Non. Un premier outil peut couvrir un flux précis et coexister avec l’existant pendant la transition. Le remplacement vient lorsque l’équipe et les données sont prêtes.
Comment choisir le premier processus à digitaliser ?
Commencez par un flux fréquent, délimité et suffisamment documenté. Le nombre de ressaisies, les erreurs et les personnes concernées aident à choisir une priorité concrète.
Que faire des données papier ou des anciens fichiers ?
Nous regardons leur format, leur qualité et leur utilité. Une partie peut être importée, une autre vérifiée manuellement ou conservée comme historique.
La digitalisation exige-t-elle une application ?
Non. Un formulaire, un fichier mieux structuré ou un outil déjà disponible peut résoudre le premier problème. L’application arrive seulement lorsqu’elle apporte une vraie amélioration.
Comment aider l’équipe à adopter le nouveau flux ?
Nous gardons les parcours proches des opérations connues, testons avec les utilisateurs concernés et documentons les gestes essentiels avant d’élargir l’outil.